PERSONAL DATA PROTECTION LAW

Disclosure Text

Patient Illumination

PERSONAL DATA PROCESSING, PROTECTION AND DESTRUCTION POLICY

Dt. Çağrı ALTUNTAŞ (“Clinic”), our Clinic attaches importance to the safe use of your data in line with our responsibilities regarding the protection of personal data regulated as a constitutional right and legal assurance.

The purpose of this policy is to regulate the methods and principles to be followed to ensure that our Clinic processes and protects personal data by the Law on the Protection of Personal Data (KVKK) published in the Official Gazette dated April 7, 2016, and numbered 29677.

EXPLANATION OF THE POLICY

Protection of personal data is of great sensitivity for Dt. Çağrı ALTUNTAŞ (“Clinic”) and is among the priorities of our Clinic. Our Clinic pays due attention to the protection of the personal data of our Patients, Employees, Employee Candidates, Shareholders, Visitors of Dentists, Employees, Shareholders and Authorities of the institutions it cooperates with and Third Parties;

Processing personal data by the law and good faith,
Keeping personal data accurate and updated when necessary,
Processing personal data for specific, explicit, and legitimate purposes,
Processing personal data in connection with the purpose for which they are processed, limited, and measured,
Retaining personal data for the period stipulated in the relevant legislation or for the period required for the purpose for which they are processed,
Informing and enlightening personal data subjects,
Establishing the necessary system for personal data subjects to exercise their rights,
Taking necessary measures for the protection of personal data,
To act by the relevant legislation and the regulations of the PDP
Board in transferring personal data to third parties in line with the requirements of the purpose of processing,
Showing the necessary sensitivity to the processing and protection of special categories of personal data
It makes its issues a Clinic policy. In this context, necessary administrative and technical measures are taken by the Clinic for the protection of personal data processed by the relevant legislation.

1.2. DEFINITIONS

Explicit consent: Consent on a specific subject, based on information and expressed with free will.

Anonymization: Changing personal data in such a way that it loses its data nature and this situation cannot be reversed. Ex: Masking, aggregation, data corruption, etc. Making personal data impossible to associate with a natural person through techniques.

Application Form: “Form Regarding the Applications to be made to the Data Controller by the Relevant Person (Personal Data Owner) by Law No. 6698 on the Protection of Personal Data”, which includes the application to be made by personal data owners to exercise their rights.

Employee Candidate: Natural persons who have applied for a job at the Clinic by any means or who have opened their CV and related information to the Clinic’s review.

Employees, Shareholders, and Authorities of the Institutions We Cooperate with: Natural persons, including, but not limited to, employees, shareholders, and officials of the institutions with which the Clinic has any kind of business relationship (including, but not limited to, business partners, suppliers and under whatever name and name).

Business Partner: Parties with whom the Clinic has established business partnerships for purposes such as conducting various projects and receiving services together with contracted Clinics, health centers, hospitals, universities, etc. while conducting its commercial activities.

Processing of personal data: Any operation performed on personal data such as obtaining, recording, storing, preserving, changing, rearranging, disclosing, transferring, taking over, making available, classifying, or preventing the use of personal data by fully or partially automatic or non-automatic means provided that it is part of any data recording system.

Personal data subject: The natural person whose personal data is processed. For example; website and mobile application users.

Personal data: Any information relating to an identified or identifiable natural person.

Sensitive personal data: Data relating to race, ethnic origin, political opinion, philosophical belief, religion, sect or other beliefs, clothing, membership of associations, foundations or trade unions, health, sexual life, criminal convictions, and security measures, and biometric and genetic data.

Patient: All persons who are contacted about all products and services within the scope of the Clinic’s health activities for purposes such as offering products and services by the Clinic, providing general information about these products and communicating opportunities, communicating about the product and service to be purchased/to be purchased by persons in this regard, as well as being used in marketing activities in this regard, product/service offering, modeling, reporting, scoring, risk monitoring, intelligence, existing or new product studies, and potential Patient identification,

Clinic Shareholder: Real persons who are shareholders of the clinic

Clinic Authorized Dentists authorized in the clinic

Supplier: Parties that provide services to the Clinic on a contractual basis by the Clinic’s orders and instructions while carrying out the Clinic’s health activities.

Clinic Patient: Natural persons whose personal data are obtained through the business relationship of the Community Clinics that may be established in the Republic of Turkey or other countries in the future within the scope of the operations carried out by the business units of the Clinic, regardless of whether they have any contractual relationship with the Clinic.

Third Person: Natural persons (e.g. former employees) whose personal data are processed within the scope of the Policy, who are not defined differently within the scope of the Policy.

Data Processor: A natural or legal person who processes personal data on behalf of the data controller based on the authorization granted by the data controller. For example, a cloud computing company that holds/stores the Clinic’s data, a call-center company that makes calls on behalf of the Clinic by providing outsourcing support services, etc.

Data Controller: The person who determines the purposes and means of processing personal data on behalf of the Clinic and manages the place where the data is systematically kept (data recording system).

Visitor: Natural persons who have entered the physical premises of the Clinic for various purposes or who visit the Clinic’s websites, web and mobile applications.

1.3 ABBREVIATIONS

KVK Law Law on the Protection of Personal Data dated March 24, 2016 and numbered 6698, published in the Official Gazette dated April 7, 2016 and numbered 29677

Personal Data Protection Board

KVK Institution Personal Data Protection Authority

Clinic Dt. Çağrı ALTUNTAŞ

Policy: Clinical Personal Data Processing, Protection and Destruction Policy,

Turkish Criminal Code (“TCK”): Turkish Penal Code dated September 26, 2004, and numbered 5237; published in the Official Gazette dated October 12, 2004, and numbered 25611.

1.4 PURPOSE OF THE POLICY

The main purpose of this Policy is to make explanations about the personal data processing activity carried out by the Clinic by the law and the administrative and technical measures adopted for the protection of personal data and the existing systems that can be developed, and in this context, to provide transparency by informing the persons whose personal data are processed by our Clinic, especially Employee Candidates, Clinic Shareholders, Clinic Authorities, Visitors, Employees, Shareholders and Authorities of the Collaborating Institution and all Third Parties whose personal data may be processed and recorded under any name and name.

1.5 SCOPE

This Policy is related to all personal data of Employee Candidates, Clinic Shareholders, Clinic Authorities, Visitors, Employees, Shareholders, Authorities of the Institutions we are in cooperation with, and all Third Parties under any name and name, processed automatically or non-automatically provided that they are part of any data recording system. The scope of application of this Policy may be the entire Policy or only some of its provisions.

1.6 IMPLEMENTATION OF THE POLICY AND RELEVANT LEGISLATION

This Policy has been established within the framework of the relevant legal regulations in force regarding the processing and protection of personal data. In the event of any inconsistency between the legislation in force and the Policy, the Clinic accepts that the legislation in force shall prevail.

MATTERS RELATING TO THE PROTECTION OF PERSONAL DATA

The clinic processes personal data in accordance with Article 12 of the Personal Data Protection Law, takes the necessary technical and administrative measures to ensure an appropriate level of security to prevent the unlawful processing and/or access to personal data and to ensure the protection of personal data, and conducts or commissions the necessary audits in this regard.

2.1. ENSURING THE SECURITY OF PERSONAL DATA

2.1.1. Technical and Administrative Measures Taken to Ensure the Lawful Processing of Personal Data

The Clinic takes technical and administrative measures to ensure the lawful processing of personal data, using technological means appropriate to the Clinic’s administrative and financial structure.

(i) Technical Measures Taken to Ensure the Lawful Processing of Personal Data

The main technical measures taken by the Clinic to ensure the lawful processing of personal data are listed below:

The Clinic organises its internal technical structure to ensure the processing and storage of personal data in compliance with the legislation. Personal data processing activities carried out within the Clinic are monitored by established technical systems, and periodic internal audits are conducted.
Where necessary for technical matters, either personnel employment or external resource support services are provided.
Appropriate programmes are used for applications and web security.
We establish the technical infrastructure to ensure the security of the databases where your personal data will be stored.
We use antivirus systems, firewalls, and similar software or hardware security products, and we establish security systems in line with technological developments.
We employ staff who are experts in technical matters and obtain support services as required.

(ii) Administrative Measures Taken to Ensure the Lawful Processing of Personal Data

To ensure the lawful processing of personal data by the Clinic; Clinic employees are informed and trained on data protection law and the lawful processing of personal data, and internal Clinic policies are established. Records imposing an obligation not to process, disclose or use personal data, except for Clinic instructions and exceptions imposed by law, are included in the contracts and documents governing the legal relationship between the Clinic and its employees, and employee awareness is raised and audits are conducted in this regard. We establish policies and procedures for accessing personal data within our Clinic, including Clinic physicians and employees, inform and train our employees on the lawful protection and processing of personal data, and record the measures to be taken in the event of unlawful processing of personal data by our Clinic employees in the contracts we conclude with our employees and/or in the Policies we establish. We record the measures to be taken in cases where personal data is processed unlawfully by our Clinic Staff, and we establish and monitor legal relationships with data processors or partners of data processors with whom we work, enabling us to monitor their personal data processing activities as necessary.

2.1.2. Technical and Administrative Measures Taken to Prevent Unlawful Access to Personal Data

The clinic takes technical and administrative measures to prevent the disclosure, access, transfer or any other unlawful access to personal data due to negligence or unauthorised actions, based on the nature of the data to be protected, technological capabilities and implementation costs.

(i) Technical Measures Taken to Prevent Unlawful Access to Personal Data

The main technical measures taken by the clinic to prevent unlawful access to personal data are listed below:

Technical measures are being taken in line with technological developments, and the measures taken are periodically updated and renewed.
Access rights are restricted and permissions are regularly reviewed.
Software and hardware containing virus protection systems and firewalls are being installed.
Personnel knowledgeable in technical matters are employed.
Applications that collect personal data are regularly subjected to security scans to identify security vulnerabilities. Any vulnerabilities found are addressed.

(ii) Administrative Measures Taken to Prevent Unlawful Access to Personal Data

The main administrative measures taken by the clinic to prevent unlawful access to personal data are listed below:

Employees are trained on the technical measures to be taken to prevent unlawful access to personal data.
Employees are informed that they may not disclose personal data they have learned to others in violation of the provisions of the Personal Data Protection Law, nor may they use such data for purposes other than those specified, and that this obligation shall continue indefinitely even after they leave their positions. Accordingly, the necessary undertakings are obtained from them.
Contracts concluded by the clinic with persons to whom personal data is transferred in accordance with the law shall include provisions stipulating that the persons to whom personal data is transferred shall take the necessary security measures for the protection of personal data and shall ensure compliance with these measures within their own organisations.

2.1.3. Storage of Personal Data in Secure Environments

The clinic takes the necessary technical and administrative measures, in accordance with technological capabilities and implementation costs, to ensure that personal data is stored in secure environments and to prevent its destruction, loss or alteration for unlawful purposes.

(i) Technical Measures Taken for the Secure Storage of Personal Data

The main technical measures taken by the clinic to store personal data in secure environments are listed below:

Systems that are compatible with technological developments are used to store personal data in secure environments.
Expert support is available for technical matters.
Backup and anti-virus programmes are used in accordance with the law to ensure that personal data is stored securely.

(ii) Administrative Measures Taken for the Secure Storage of Personal Data

The main administrative measures taken by the clinic to store personal data in secure environments are listed below:

Employees are trained to ensure that personal data is stored securely.
Where the clinic outsources the storage of personal data due to technical requirements, the contracts concluded with the relevant companies to which personal data is transferred stipulate that the recipients of the personal data shall take the necessary security measures to protect personal data and shall ensure compliance with these measures within their own organisations.

2.1.4. Audit of Measures Taken Regarding the Protection of Personal Data

The clinic conducts or commissions the necessary audits within its own organisation in accordance with Article 12 of the Personal Data Protection Law. Where necessary, improvement activities are carried out based on the results of these audit reports.

2.1.5. Measures to be Taken in the Event of Unauthorised Disclosure of Personal Data

The Clinic has established an internal procedure to ensure that, in accordance with Article 12 of the Personal Data Protection Law, any unlawful acquisition of personal data processed by the Clinic by third parties is reported to the relevant data subject and the Personal Data Protection Board as soon as possible. If deemed necessary by the Personal Data Protection Board, this situation may be announced on the Personal Data Protection Board’s website or by other means.

2.2. ENSURING THE DATA SUBJECT’S LEGAL RIGHTS ARE RESPECTED; THE CHANNELS THROUGH WHICH THEY WILL COMMUNICATE WITH OUR COMPANY AND SUBMIT THEIR REQUESTS, AND THE EVALUATION OF THESE REQUESTS

The Clinic implements the necessary channels, internal procedures, administrative and technical arrangements in accordance with Article 13 of the Personal Data Protection Law to evaluate the requests of personal data subjects and provide them with the required information. If data subjects submit their requests regarding the rights listed below to the Clinic in writing, the Clinic shall process the request free of charge within thirty days at the latest, depending on the nature of the request. However, if the Personal Data Protection Board stipulates a fee, the Clinic shall charge the fee specified in the tariff determined by the Personal Data Protection Board. Data subjects may exercise their rights by submitting their requests in writing to the Clinic.

To find out whether personal data is being processed,
Requesting information regarding the processing of personal data,
Learning the purpose of processing personal data and whether it is being used for its intended purpose,
Knowing the third parties to whom personal data is transferred within or outside the country,
The right to request the rectification of personal data that has been processed inaccurately or incompletely, and to request that the third parties to whom the personal data has been transferred be informed of the rectification.
Despite having been processed in accordance with the KVK Law and other relevant legal provisions, the right to request the deletion or destruction of personal data when the reasons for processing no longer exist, and to request that this action be communicated to third parties to whom the personal data has been transferred.
Objecting to a decision being made solely through the automated processing of personal data that adversely affects the individual,
In the event that they suffer damage due to the unlawful processing of personal data, they have the right to request compensation for the damage.

2.3. PROTECTION OF SENSITIVE PERSONAL DATA

Special category personal data is defined by the Personal Data Protection Law as data relating to race, ethnic origin, political opinion, philosophical belief, religion, sect or other beliefs, attire and clothing, membership of associations, foundations or trade unions, health, sexual life, criminal convictions and security measures, as well as biometric and genetic data. The Clinic acts with sensitivity in protecting special category personal data defined as “special category” by the Personal Data Protection Law and processed in accordance with the law. In this context, the Clinic does not collect special category personal data unless necessary, and if it does, the technical and administrative measures taken to protect personal data are carefully applied to special category personal data, and the necessary controls are ensured within the Clinic.

2.4. Increasing Awareness Among Company Employees Regarding the Protection and Processing of Personal Data and Internal Audit

The clinic trains its staff to raise awareness about preventing the unlawful processing of personal data, unauthorised access to data, and ensuring data protection.

2.5. Increasing Awareness and Monitoring of Business Partners and Suppliers Regarding the Protection and Processing of Personal Data

The Clinic provides information to its Business Partners and Suppliers to raise awareness regarding the prevention of unlawful processing of personal data, the prevention of unlawful access to data, and ensuring the protection of data. Unless required by the service/project element, information is not transferred, its processing is not permitted, and data sharing is carried out only to the extent necessary for the purpose of the activity, with all necessary legal measures taken.

MATTERS RELATING TO THE PROCESSING OF PERSONAL DATA

The Clinic processes personal data in accordance with Article 4 of the Personal Data Protection Law; in compliance with the law and principles of good faith; accurately and, where necessary, up to date; for specific, explicit and legitimate purposes; and in a manner that is relevant, limited and proportionate to the purpose. The Clinic retains personal data for the period stipulated by law or required for the purpose of processing personal data. The Clinic processes personal data based on one or more of the conditions set out in Article 5 of the Personal Data Protection Law regarding the processing of personal data. The Clinic informs personal data owners in accordance with Article 10 of the KVK Law and provides the necessary information when personal data owners request information. The Clinic acts in accordance with the regulations stipulated for the processing of special category personal data in accordance with Article 6 of the KVK Law. The Clinic acts in accordance with the regulations stipulated in the law and established by the Personal Data Protection Board regarding the transfer of personal data, in accordance with Articles 8 and 9 of the Personal Data Protection Law.

3.1. Processing of personal data in accordance with the principles set out in the legislation

3.1.1. Processing in accordance with the law and the principle of fairness

The Clinic acts in accordance with the principles established by legal regulations regarding the processing of personal data and the general rules of good faith and fairness. In this context, the Clinic takes into account the proportionality requirements in the processing of personal data and does not use personal data for purposes other than those required.

3.1.2. Ensuring Personal Data is Accurate and Up-to-Date When Necessary

The clinic ensures that the personal data it processes is accurate and up to date, taking into account the fundamental rights of data subjects and its own legitimate interests. It takes the necessary measures to this end.

3.1.3. Processing for Specific, Clear and Legitimate Purposes

The clinic clearly and precisely determines the legitimate and lawful purpose of personal data processing. The clinic processes personal data to the extent necessary for its commercial activities and in connection with them. The purpose for which personal data will be processed by the clinic is stated before the personal data processing activity commences.

3.1.4. Being relevant, limited and proportionate to the purpose for which they are processed

The clinic processes personal data in a manner that is appropriate for achieving the specified purposes and avoids processing personal data that is not relevant or necessary for achieving the purpose. The clinic does not carry out personal data processing activities aimed at meeting needs that may arise at a later date.

3.1.5. Retention of Data for the Period Required by Relevant Legislation or Necessary for the Purpose for Which They Are Processed

The Clinic retains personal data only for as long as is necessary for the purpose for which it was processed or as specified in the relevant legislation. In this context, the Clinic first determines whether the relevant legislation specifies a period for the retention of personal data; if a period is specified, it acts in accordance with that period; if no period is specified, it retains personal data for as long as is necessary for the purpose for which it was processed. Upon expiry of the period or cessation of the reasons requiring processing, personal data is deleted, destroyed or anonymised by the Clinic. Personal data is not retained by the Clinic for potential future use.

3.2. INFORMING AND NOTIFYING THE DATA SUBJECT

The Clinic informs Data Subjects about the processing of their personal data in accordance with Article 10 of the Personal Data Protection Law. In this context, the Clinic provides information on the identity of its representative, if any, the purpose for which personal data will be processed, to whom and for what purpose the processed personal data may be transferred, the method and legal basis for collecting personal data, and the rights of the personal data owner. Article 11 of the Personal Data Protection Law lists the “right to request information” among the rights of the personal data owner. In this context, the Clinic provides the necessary information in accordance with Article 11 of the Personal Data Protection Law when the Data Subject requests information.

3.3. Processing of Special Category Personal Data

The clinic strictly complies with the regulations stipulated in the Personal Data Protection Law when processing personal data classified as “special category” under the Personal Data Protection Law. Article 6 of the Personal Data Protection Law defines certain personal data as “special category” data, which, if processed unlawfully, carries the risk of causing harm or discrimination to individuals. These data include race, ethnic origin, political opinion, philosophical belief, religion, sect or other beliefs, attire and clothing, membership in associations, foundations or trade unions, health, sexual life, criminal convictions and security measures, as well as biometric and genetic data. In accordance with the KVK Law, the Clinic processes special category personal data in the following circumstances, provided that sufficient measures determined by the KVK Board are taken:

If the data subject has given explicit consent or
If the data subject has not given explicit consent, special category personal data other than that relating to the data subject’s health and sex life may only be processed in the cases provided for by law; Special category personal data relating to the data subject’s health and sex life may only be processed by persons or authorised institutions and organisations subject to a duty of confidentiality for the purposes of protecting public health, preventive medicine, medical diagnosis, treatment and care services, and the planning and management of health services and their financing.

3.4. TRANSFER OF PERSONAL DATA

The clinic may transfer the personal data and special category personal data of the data subject to third parties, provided that it takes the necessary security measures in accordance with the purposes of processing personal data that are compliant with clinical law. In this regard, the clinic acts in accordance with the provisions set out in Article 8 of the Personal Data Protection Law.

3.4.1. Transfer of Personal Data

The Clinic may transfer personal data to third parties based on and limited to one or more of the personal data processing conditions specified in Article 5 of the Personal Data Protection Law, in accordance with legitimate and lawful personal data processing purposes:

If the data subject has given explicit consent,
If there is an explicit provision in the laws regarding the transfer of personal data,
If it is necessary to protect the life or physical integrity of the data subject or another person, and the data subject is unable to give consent due to actual impossibility or their consent is not legally valid;
If the transfer of personal data belonging to the parties to a contract is necessary, provided that it is directly related to the establishment or performance of the contract,
If the transfer of personal data is necessary for the Clinic to fulfil its legal obligations,
If personal data has been made public by the data subject,
Where the transfer of personal data is necessary for the establishment, exercise or defence of legal claims,
Provided that it does not infringe upon the fundamental rights and freedoms of the data subject, if the transfer of personal data is necessary for the legitimate interests of the Clinic.

3.4.2. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Aktarılması

Klinik gerekli özeni göstererek, gerekli güvenlik tedbirlerini alarak ve KVK Kurulu tarafından öngörülen yeterli önlemleri alarak; meşru ve hukuka uygun kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda kişisel veri sahibinin özel nitelikli kişisel verilerini aşağıdaki durumlarda üçüncü kişilere aktarabilmektedir.

Kişisel veri sahibinin açık rızası var ise veya
Kişisel veri sahibinin açık rızası yok ise;

–Kişisel veri sahibinin sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel verileri (ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir), kanunlarda öngörülen hallerde,

–Kişisel veri sahibinin sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel verileri ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından.

3.5. KİŞİSEL VERİLERİN YURTDIŞINA AKTARILMASI

Klinik hukuka uygun kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda gerekli güvenlik önlemleri alarak kişisel veri sahibinin kişisel verilerini ve özel nitelikli kişisel verilerini üçüncü kişilere aktarabilmektedir. Klinik tarafından; KVK Kurulu tarafından yeterli korumaya sahip olduğu ilan edilen yabancı ülkelere (“Yeterli Korumaya Sahip Yabancı Ülke”) veya yeterli korumanın bulunmaması durumunda, Türkiye’deki ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt ettiği ve KVK Kurulu’nun izninin bulunduğu yabancı ülkelere (“Yeterli Korumayı Taahhüt Eden Veri Sorumlusunun Bulunduğu Yabancı Ülke”) kişisel veriler aktarılabilmektedir. Klinik bu doğrultuda KVK Kanunu’nun 9. maddesinde öngörülen düzenlemelere uygun hareket etmektedir.

3.5.1. Kişisel Verilerin Yurtdışına Aktarılması

Klinik meşru ve hukuka uygun kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda kişisel veri sahibinin açık rızası var ise veya kişisel veri sahibinin açık rızası yok ise;

Kanunlarda kişisel verinin aktarılacağına ilişkin açık bir düzenleme var ise,
Kişisel veri sahibinin veya başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu ise ve kişisel veri sahibi fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda ise veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmıyorsa;
Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olmak kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verinin aktarılması gerekli ise,
Klinik’in hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi için kişisel veri aktarımı zorunlu ise,
Kişisel veriler, kişisel veri sahibi tarafından alenileştirilmiş ise,
Kişisel veri aktarımı bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu ise,
Kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, Klinikin meşru menfaatleri için kişisel veri aktarımı zorunlu ise kişisel verileri Yeterli Korumaya Sahip veya Yeterli Korumayı Taahhüt Eden Veri Sorumlusunun Bulunduğu Yabancı Ülkelere aktarabilmektedir.

3.5.2. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Yurtdışına Aktarılması

Kişisel veri sahibinin açık rızası var ise veya
Kişisel veri sahibinin açık rızası yok ise;

KİŞİSEL VERİLERİN KATEGORİZASYONU, İŞLENME AMAÇLARI VE SAKLANMA SÜRELERİ

Klinik, KVK Kanunu’nun 10. maddesine uygun olarak aydınlatma yükümlülüğü kapsamında hangi kişisel veri sahibi gruplarının hangi kişisel verilerini işlediğini, kişisel veri sahibinin kişisel verilerinin işlenme amaçlarını ve saklama sürelerini kişisel veri sahibine bildirmektedir.

4.1. KİŞİSEL VERİLERİN VE VERİ SAHİPLERİNİN SINIFLANDIRILMASI

Klinik nezdinde; Klinik’in meşru ve hukuka uygun kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda, KVK Kanunu’nun 5. maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarından bir veya birkaçına dayalı ve sınırlı olarak, başta kişisel verilerin işlenmesine ilişkin 4. maddede belirtilen ilkeler olmak üzere KVK Kanunu’nda belirtilen genel ilkelere ve KVK Kanunu’nda düzenlenen bütün yükümlülüklere uyularak ve işbu Politika kapsamındaki süjelerle (Topluluk Klinikleri Hastasi, Ziyaretçi, Üçüncü Kişi, Çalışan Adayı, Klinik Hissedarı, Klinik Yetkilisi, İşbirliği İçinde Olduğumuz Kurumların Çalışanları, Hissedarları ve Yetkilileri) sınırlı olarak aşağıda belirtilen sınıflarda kişisel veriler, KVK Kanunu’nun 10. maddesi uyarınca ilgili kişiler bilgilendirilmek suretiyle işlenmektedir.

SINIFLANDIRMALARA DAİR AÇIKLAMALAR

Kimlik Bilgisi: Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; kişinin kimliğine dair bilgilerin bulunduğu verilerdir; ad-soyad, T.C. kimlik numarası, uyruk bilgisi, anne adı-baba adı, doğum yeri, doğum tarihi, cinsiyet gibi bilgileri içeren ehliyet, nüfus cüzdanı ve pasaport gibi belgeler ile vergi numarası, SGK numarası, imza bilgisi, taşıt plakası v.b. bilgiler

İletişim Bilgisi: Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; telefon numarası, adres, e-mail adresi, faks numarası, IP adresi gibi bilgiler

Lokasyon Verisi :Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; kişisel veri sahibinin Klinik tarafından yürütülen operasyonlar çerçevesinde, Topluluk Kliniklerinin ürün ve hizmetlerinin kullanımı sırasında veya işbirliği içerisinde olduğumuz kurumların çalışanlarının Klinik araçlarını kullanırken bulunduğu yerin konumunu tespit eden bilgiler; GPS lokasyonu, seyahat verileri v.b.

Aile Bireyleri ve Yakın Bilgisi :Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; Klinik çalışanları tarafından yürütülen operasyonlar çerçevesinde, Topluluk Kliniklerinin sunduğu ürün ve hizmetlerle ilgili veya Klinik’in ve kişisel veri sahibinin hukuki ve diğer menfaatlerini korumak amacıyla kişisel veri sahibinin aile bireyleri (örn. eş, anne, baba, çocuk), yakınları ve acil durumlarda ulaşılabilecek diğer kişiler hakkındaki bilgiler

Fiziksel Mekan Güvenlik Bilgisi: Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; fiziksel mekana girişte, fiziksel mekanın içerisinde kalış sırasında alınan kayıtlar ve belgelere ilişkin kişisel veriler; kamera kayıtları, parmak izi kayıtları ve güvenlik noktasında alınan kayıtlar gibi.

Finansal Bilgi :Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; Klinik’in kişisel veri sahibi ile kurmuş olduğu hukuki ilişkinin tipine göre yaratılan her türlü finansal sonucu gösteren bilgi, belge ve kayıtlara ilişkin işlenen kişisel veriler ile banka hesap numarası, IBAN numarası, kredi kartı bilgisi, finansal profil, malvarlığı verisi, gelir bilgisi gibi veriler

Görsel/İşitsel Bilgi: Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; fotoğraf ve kamera kayıtları (Fiziksel Mekan Güvenlik Bilgisi kapsamında giren kayıtlar hariç), ses kayıtları ile kişisel veri içeren belgelerin kopyası niteliğindeki belgelerde yer alan veriler, harcama dokümanları, fiş, fatura, alışveriş bilgileri

Özlük Bilgisi: Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; Klinik ile çalışma ilişkisi içerisinde olan gerçek kişilerin özlük haklarının oluşmasına temel olacak bilgilerin elde edilmesine yönelik işlenen her türlü kişisel veri

Özel Nitelikli Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; KVK Kanunu’nun 6.maddesinde belirtilen veriler Talep/Şikayet Yönetimi Bilgisi: Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; Klinik’e yöneltilmiş olan her türlü talep veya şikayetin alınması ve değerlendirilmesine ilişkin kişisel veriler.

Hasta: Klinik ile herhangi bir sözleşmesel ilişkisi olup olmadığına bakılmaksızın Klinik çalışanlarının yürüttüğü tedaviler kapsamında hukuk uygun olarak iş ilişkileri, pazarlama faaliyetleri üzerinden ve/veya var olan yazılım web ve mobil uygulamalar üzerinden kişisel verileri elde edilen gerçek kişiler

Ziyaretçi: Klinik’in sahip olduğu fiziksel yerleşkelere çeşitli amaçlarla girmiş olan veya internet siteleri, mobil uygulamaları ziyaret eden gerçek kişiler

Üçüncü Kişi: Bu Politika ve Klinik Çalışanları Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası kapsamına girmeyen diğer gerçek kişiler

Çalışan Adayı: Klinik’e herhangi bir yolla iş başvurusunda bulunmuş ya da özgeçmiş ve ilgili bilgilerini Kliniğimizin incelemesine açmış olan gerçek kişiler

Klinik Hissedarı: Klinik’in hissedarı gerçek kişiler

Klinik Yetkilisi: Klinikte çalışan diş hekimleri

İş birliği İçinde Olduğumuz Kurumların Çalışanları, Hissedarları ve Yetkilileri: Klinik’in her türlü iş ilişkisi içerisinde bulunduğu kurumlarda (iş ortağı, tedarikçi gibi, ancak bunlarla sınırlı olmaksınız) çalışan, bu kurumların hissedarları ve yetkilileri dahil olmak üzere, gerçek kişiler

4.2. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI

Klinik KVK Kanunu’nun 5. maddesinin 2. fıkrasında ve 6. maddenin 3. fıkrasında belirtilen kişisel veri işleme şartları içerisindeki amaçlarla ve koşullarla sınırlı olarak kişisel verileri işlemektedir. Bu amaçlar ve koşullar;

Kişisel verilerinizin işlenmesine ilişkin Klinik’in ilgili faaliyette bulunmasının Kanunlarda açıkça öngörülmesi
Kişisel verilerinizin Klinik tarafından işlenmesinin bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili ve gerekli olması
Kişisel verilerinizin işlenmesinin Klinik’in hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması
Kişisel verilerinizin sizler tarafından alenileştirilmiş olması şartıyla; sizlerin alenileştirme amacıyla sınırlı bir şekilde Klinik tarafından işlenmesi
Kişisel verilerinizin Klinik tarafından işlenmesinin Klinik’in veya sizlerin veya üçüncü kişilerin haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması
Sizlerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Klinik meşru menfaatleri için kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmasının zorunlu olması
Klinik tarafından kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmasının kişisel veri sahibinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması ve bu durumda da kişisel veri sahibinin fiili veya hukuki geçersizlik nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunması
Kişisel veri sahibinin sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel veriler açısından kanunlarda öngörülmüş olması
Kişisel veri sahibinin sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel verileri açısından ise kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenmesidir.

Bu kapsamda Klinik, kişisel verilerinizi aşağıdaki amaçlarla işlemektedir:

Kurumsal sürdürülebilirlik faaliyetlerinin planlanması ve icrası
Kullanıcılara Klinik faaliyet konusunda daha iyi hizmet sunulması için yeni organizasyon, iş fikirleri ve sağlık hizmeti kampanyalarının oluşturulması,
Kullanıcı memnuniyeti takibi
Etkinlik yönetimi
İş ortakları veya tedarikçilerle olan ilişkilerin yönetimi
Klinik personel temin süreçlerinin yürütülmesi
Anlaşmalı kliniklerin personel temin süreçlerine destek olunması
Klinik finansal ve sağlık hizmetleri raporlama ve risk yönetimi işlemlerinin icrası/takibi
Klinik hukuk işlerinin icrası/takibi
Kurumsal iletişim faaliyetlerinin planlanması ve icrası
Kurumsal yönetim faaliyetlerinin icrası
Klinikler ve ortaklık hukuku işlemlerinin gerçekleştirilmesi
Talep ve şikayet yönetimi
Klinik değerlerinin güvenliğinin sağlanması
Kliniklerin ilgili mevzuata uyum konusunda destek olunması
Klinik ve üst düzey yöneticilerine sağlanacak yan haklar ve menfaatlerin planlanması ve icrası süreçlerine destek olunması
Klinikin faaliyetlerinin Klinik prosedürleri ve ilgili mevzuata uygun olarak yürütülmesinin temini için denetim faaliyetlerinin planlanması ve icrası
Klinikin ve ortaklık hukuku işlemlerinin gerçekleştirilmesi konusunda destek olunması
Klinik itibarının korunmasına yönelik çalışmaların gerçekleştirilmesi
Yetkili kuruluşlara mevzuattan kaynaklı bilgi verilmesi
Ziyaretçi kayıtlarının oluşturulması ve takibi

Bahsi geçen amaçlarla gerçekleştirilen işleme faaliyetinin, KVK Kanunu kapsamında öngörülen şartlardan herhangi birini karşılamıyor olması halinde, ilgili işleme sürecine ilişkin olarak Klinik tarafından açık rızanız temin edilmektedir.

4.3. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMA SÜRELERİ

Klinik, ilgili kanunlarda ve mevzuatlarda öngörülmesi durumunda kişisel verileri bu mevzuatlarda belirtilen süre boyunca saklamaktadır. Kişisel verilerin ne kadar süre boyunca saklanması gerektiğine ilişkin mevzuatta bir süre düzenlenmemişse, Kişisel Veriler Klinik’in o veriyi işlerken yürütülen faaliyet ile bağlı olarak Klinikin uygulamaları ve ticari yaşamının teamülleri uyarınca işlenmesini gerektiren süre kadar işlenmekte daha sonra silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir. Kişisel verilerin işlenme amacı sona ermiş; ilgili mevzuat ve Klinik’in belirlediği saklama sürelerinin de sonuna gelinmişse; kişisel veriler yalnızca olası hukuki uyuşmazlıklarda delil teşkil etmesi veya kişisel veriye bağlı ilgili hakkın ileri sürülebilmesi veya savunmanın tesis edilmesi amacıyla saklanabilmektedir. Buradaki sürelerin tesisinde bahsi geçen hakkın ileri sürülebilmesine yönelik zaman aşımı süreleri ile zaman aşımı sürelerinin geçmesine rağmen daha önce aynı konularda Klinik’e yöneltilen taleplerdeki örnekler esas alınarak saklama süreleri belirlenmektedir. Bu durumda saklanan kişisel verilere herhangi bir başka amaçla erişilmemekte ve ancak ilgili hukuki uyuşmazlıkta kullanılması gerektiği zaman ilgili kişisel verilere erişim sağlanmaktadır. Burada da bahsi geçen süre sona erdikten sonra kişisel veriler silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILDIĞI ÜÇÜNCÜ KİŞİLER VE AKTARILMA AMAÇLARI

Klinik, KVK Kanunu’nun 10. maddesine uygun olarak kişisel verilerin aktarıldığı kişi gruplarını kişisel veri sahibine bildirmektedir. Klinik KVK Kanunu’nun 8. ve 9. maddelerine uygun olarak Politika ile yönetilen veri sahiplerinin kişisel verilerini aşağıda sıralanan kişi kategorilerine aktarılabilir:

(i) Klinik iş ortaklarına,

(ii) Klinik tedarikçilerine,

(iii) İştirak ve bağlı Kliniklere,

(iv) Klinik hissedarlarına,

(v) Klinik yetkililerine,

(vi) Hukuken Yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına

(vii) Hukuken yetkili özel hukuk kişilerine

Aktarımda bulunulan yukarıda belirtilen kişilerin kapsamı ve veri aktarım amaçları aşağıda belirtilmektedir.

Veri Aktarımı Yapılabilecek Kişiler Tanımı Veri Aktarım Amacı

İş Ortağı: Klinik’in ticari faaliyetlerini yürütürken bizzat veya Topluluk Klinikleri ile birlikte muhtelif projeler için iş ortaklığının kurulma amaçlarının yerine getirilmesini temin etmek amacıyla sınırlı olarak yürütmek, hizmet almak gibi amaçlarla iş ortaklığı kurduğu tarafları tanımlamaktadır.

Tedarikçi: Klinik’in ticari faaliyetlerini yürütürken Klinikin emir ve talimatlarına uygun olarak sözleşme temelli olarak Klinike hizmet sunan anlaşmalı kurumları tanımlamaktadır. (Klinik’in tedarikçiden dış kaynaklı olarak temin ettiği ve Klinik’in ticari faaliyetlerini yerine getirmek için gerekli hizmetlerin Klinike sunulmasını sağlamak amacıyla sınırlı olarak.)

Anlaşmalı Kuruluşlar: Klinikin, Anlaşmalı sağlık kuruluşları ile sağlık hizmetleri faaliyetlerinin yürütülmesini temin etmekle sınırlı olarak

Hissedarlar: Klinik’in hissedarı gerçek kişiler (İlgili mevzuat hükümlerine göre Klinik’in Klinikler hukuku, etkinlik yönetimi ve kurumsal iletişim süreçleri kapsamında yürüttüğü faaliyetlerin amaçlarıyla sınırlı olarak)

Klinik Yetkilileri: Klinikte çalışan diş hekimlerini

Hukuken Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları: İlgili mevzuat hükümlerine göre Klinik’den bilgi ve belge almaya yetkili kamu kurum ve kuruluşları (İlgili kamu kurum ve kuruluşlarının hukuki yetkisi dahilinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak)

Hukuken Yetkili Özel Hukuk Kişileri: İlgili mevzuat hükümlerine göre Klinik’den bilgi ve belge almaya yetkili özel hukuk kişileri (İlgili özel hukuk kişilerinin hukuki yetkisi dahilinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak)

KİŞİSEL VERİLERİN KANUNDAKİ İŞLEME ŞARTLARINA DAYALI VE BU ŞARTLARLA SINIRLI OLARAK İŞLENMESİ

Klinik, KVK Kanunu’nun 10. maddesine uygun olarak işlediği kişisel veriler hakkında kişisel veri sahibini aydınlatmaktadır.

7.1. KİŞİSEL VERİLERİN VE ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ

7.1.1. Kişisel Verilerin İşlenmesi

Kişisel veri sahibinin açık rıza vermesi, kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesini mümkün kılan hukuki dayanaklardan yalnızca bir tanesidir. Açık rıza dışında, aşağıda yazan diğer şartlardan birinin varlığı durumunda da kişisel veriler işlenebilir. Kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı aşağıda belirtilen şartlardan yalnızca biri olabildiği gibi bu şartlardan birden fazlası da aynı kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı olabilir. Klinik tarafından kişisel verilerin işlenmesine yönelik hukuki dayanaklar farklılık gösterse de her türlü kişisel veri işleme faaliyetinde KVK Kanunu’nun 4. maddesinde belirtilen genel ilkelere uygun olarak hareket edilmektedir.

(i) Kişisel Veri Sahibinin Açık Rızasının Bulunması

(ii) Kanunlarda Açıkça Öngörülmesi

(iii) Fiili İmkânsızlık Sebebiyle İlgilinin Açık Rızasının Alınamaması

(iv) Sözleşmenin Kurulması veya İfasıyla Doğrudan İlgi Olması

(v) Klinik’in Hukuki Yükümlülüğünü Yerine Getirmesi

(vi) Kişisel Veri Sahibinin Kişisel Verisini Alenileştirmesi

(vii) Bir Hakkın Tesisi veya Korunması için Veri İşlemenin Zorunlu Olması

(viii) Klinik’in Meşru Menfaati için Veri İşlemenin Zorunlu Olması

7.1.2. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi

Klinik tarafından; özel nitelikli kişisel veriler kişisel veri sahibinin açık rızası yok ise ancak, KVK Kurulu tarafından belirlenecek olan yeterli önlemlerin alınması kaydıyla aşağıdaki durumlarda işlenmektedir:

(i) Kişisel veri sahibinin sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda öngörülen hallerde,

(ii) Kişisel veri sahibinin sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel verileri ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından.

BİNA, TESİS GİRİŞLERİ İLE BİNA TESİS İÇERİSİNDE YAPILAN KİŞİSEL VERİ İŞLEME FAALİYETLERİ İLE İNTERNET SİTESİ VE MOBİL UYGULAMA ZİYARETÇİLERİ

Klinik tarafından bina tesis girişlerinde ve tesis içerisinde yapılan kişisel veri işleme faaliyetleri, KVK Kanunu’na ve ilgili diğer mevzuata uygun bir biçimde yürütülmektedir. Klinik tarafından güvenliğin sağlanması amacıyla, Klinik binalarında ve tesislerinde güvenlik kamerasıyla izleme faaliyeti ile misafir giriş çıkışlarının takibine yönelik kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmaktadır. Güvenlik kameraları kullanılması ve misafir giriş çıkışlarının kayıt altına alınması yoluyla Klinik tarafından kişisel veri işleme faaliyeti yürütülmüş olmaktadır.

8.1. ŞİRKET BİNA, TESİS GİRİŞLERİNDE VE İÇERİSİNDE YÜRÜTÜLEN KAMERA İLE İZLEME FAALİYETİ

Bu bölümde Klinik’in bulunduğu lokasyonda kamera ile izleme sistemine ilişkin açıklamalar yapılacak ve kişisel verilerin, gizliliğinin ve kişinin temel haklarının nasıl korumaya alındığına ilişkin bilgilendirme yapılacaktır. Klinik, güvenlik kamerası ile izleme faaliyeti kapsamında; Klinikin ve diğer kişilerin güvenliğini sağlamaya ilişkin menfaatlerini korumak gibi amaçlar taşımaktadır.

8.1.1. Kamera ile İzleme Faaliyetinin Yasal Dayanağı

Klinik tarafından yürütülen kamera ile izleme faaliyeti, Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair Kanun ve ilgili mevzuata uygun olarak sürdürülmektedir.

8.1.2. KVK Hukukuna Göre Güvenlik Kamerası ile İzleme Faaliyeti Yürütülmesi

Klinik tarafından güvenlik amacıyla kamera ile izleme faaliyeti yürütülmesinde KVK Kanunu’nda yer alan düzenlemelere uygun hareket edilmektedir. Klinik, bina ve tesislerinde güvenliğin sağlanması amacıyla, yürürlükte bulunan ilgili mevzuatta öngörülen amaçlarla ve KVK Kanunu’nda sayılan kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak güvenlik kamerası izleme faaliyetinde bulunmaktadır.

8.1.3. Kamera ile İzleme Faaliyetinin Duyurulması

Klinik tarafından KVK Kanunu’nun 10. Maddesine uygun olarak, kişisel veri sahibi aydınlatılmaktadır. Klinik, genel hususlara ilişkin olarak yaptığı aydınlatmanın kamera ile izleme faaliyetine ilişkin birden fazla yöntem ile bildirimde bulunmaktadır. Böylelikle, kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar verilmesinin engellenmesi, şeffaflığın ve kişisel veri sahibinin aydınlatılmasının sağlanması amaçlanmaktadır. Klinik tarafından kamera ile izleme faaliyetine yönelik olarak; Klinik internet sitesinde işbu Politika yayımlanmakta (çevrimiçi politika düzenlemesi) ve izlemenin yapıldığı alanların girişlerine izleme yapılacağına ilişkin bildirim yazısı asılmaktadır (yerinde aydınlatma).

8.1.4. Kamera ile İzleme Faaliyetinin Yürütülme Amacı ve Amaçla Sınırlılık

Klinik, KVK Kanunu’nun 4. maddesine uygun olarak, kişisel verileri işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü bir biçimde işlemektedir. Klinik tarafından video kamera ile izleme faaliyetinin sürdürülmesindeki amaç bu Politika’da sayılan amaçlarla sınırlıdır. Bu doğrultuda, güvenlik kameralarının izleme alanları, sayısı ve ne zaman izleme yapılacağı, güvenlik amacına ulaşmak için yeterli ve bu amaçla sınırlı olarak uygulamaya alınmaktadır. Kişinin mahremiyetini güvenlik amaçlarını aşan şekilde müdahale sonucu doğurabilecek alanlarda (örneğin, tuvaletler) izlemeye tabi tutulmamaktadır.

8.1.5. Elde Edilen Verilerin Güvenliğinin Sağlanması

Klinik tarafından KVK Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak, kamera ile izleme faaliyeti sonucunda elde edilen kişisel verilerin güvenliğinin sağlanması için gerekli teknik ve idari tedbirler alınmaktadır.

8.1.6. Kamera ile İzleme Faaliyeti ile Elde Edilen Kişisel Verilerin Muhafaza Süresi

Klinik’in, kamera ile izleme faaliyeti ile elde edilen kişisel verileri muhafaza süresi ile ilgili ayrıntılı bilgiye bu Politika’nın Kişisel Verilerin Saklanma Süreleri maddesinde yer verilmiştir.

8.1.7. İzleme Sonucunda Elde Edilen Bilgilere Kimlerin Erişebildiği ve Bu Bilgilerin Kimlere Aktarıldığı

Canlı kamera görüntüleri ile dijital ortamda kaydedilen ve muhafaza edilen kayıtlara yalnızca sınırlı sayıda Klinik çalışanının erişimi bulunmaktadır. Kayıtlara erişimi olan sınırlı sayıda kişi gizlilik taahhütnamesi ile eriştiği verilerin gizliliğini koruyacağını beyan etmektedir.

8.2. ŞİRKET BİNA, TESİS GİRİŞLERİNDE VE İÇERİSİNDE YÜRÜTÜLEN MİSAFİR GİRİŞ ÇIKIŞLARININ TAKİBİ

Klinik tarafından; güvenliğin sağlanması ve bu Politika’da belirtilen amaçlarla, Klinik binalarında ve tesislerinde misafir giriş çıkışlarının takibine yönelik kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmaktadır. Misafir olarak Klinik binalarına gelen kişilerin isim ve soyadları elde edilirken ya da Klinik nezdinde asılan ya da diğer şekillerde misafirlerin erişimine sunulan metinler aracılığıyla söz konusu kişisel veri sahipleri bu kapsamda aydınlatılmaktadırlar. Misafir giriş-çıkış takibi yapılması amacıyla elde edilen veriler yalnızca bu amaçla işlenmekte ve ilgili kişisel veriler fiziki ortamda veri kayıt sistemine kaydedilmektedir.

8.3. ŞİRKET BİNA VE TESİSLERİNDE ZİYARETÇİ’LERİMİZE SAĞLANAN İNTERNET ERİŞİMLERİNE İLİŞKİN KAYITLARIN SAKLANMASI

Klinik tarafından güvenliğin sağlanması ve bu Politika’da belirtilen amaçlarla; Klinik tarafından bina ve tesislerimiz içerisinde kaldığınız süre boyunca talep eden Ziyaretçi’lerimize internet erişimi sağlanabilmektedir. Bu durumda internet erişimlerinize ilişkin log kayıtları 5651 Sayılı Kanun ve bu Kanuna göre düzenlenmiş olan mevzuatın amir hükümlerine göre kayıt altına alınmakta; bu kayıtlar ancak yetkili kamu kurum ve kuruluşları tarafından talep edilmesi veya Klinik içinde gerçekleştirilecek denetim süreçlerinde ilgili hukuki yükümlülüğümüzü yerine getirmek amacıyla işlenmektedir. Bu çerçevede elde edilen log kayıtlarına yalnızca sınırlı sayıda Klinik çalışanının erişimi bulunmaktadır. Bahsi geçen kayıtlara erişimi olan Klinik çalışanları bu kayıtları yalnızca yetkili kamu kurum ve kuruluşundan gelen talep veya denetim süreçlerinde kullanmak üzere erişmekte ve hukuken yetkili olan kişilerle paylaşmaktadır. Kayıtlara erişimi olan sınırlı sayıda kişi gizlilik taahhütnamesi ile eriştiği verilerin gizliliğini koruyacağını beyan etmektedir.

8.4. İNTERNET SİTESİ VE MOBİL UYGULAMA ZİYARETÇİLERİ

Klinik sahibi olduğu internet sitelerinde; bu siteleri ziyaret eden kişilerin sitelerdeki ziyaretlerini ziyaret amaçlarıyla uygun bir şekilde gerçekleştirmelerini temin etmek; kendilerine özelleştirilmiş içerikler gösterebilmek ve çevrimiçi reklamcılık faaliyetlerinde bulunabilmek maksadıyla teknik vasıtalarla (Örn. Kurabiyeler-cookie gibi) site içerisindeki internet hareketlerini kaydedilmektedir.

Klinik yapmış olduğu bu faaliyetlere ilişkin kişisel verilerin korunması ve işlenmesine ilişkin detaylı açıklamalar ilgili internet sitelerinin ve mobil uygulamaların “Gizlilik Politikası” metinleri içerisinde yer almaktadır.

KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ VE ANONİMLEŞTİRİLMESİ ŞARTLARI

Klinik, Türk Ceza Kanunu’nun 138. maddesinde ve KVK Kanunu’nun 7. maddesinde düzenlendiği üzere ilgili kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde Klinik’in kendi kararına istinaden veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine kişisel veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Bu kapsamda Klinik ilgili yükümlülüğünü bu bölümde açıklanan yöntemlerle yerine getirmektedir.

KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ VE ANONİMLEŞTİRİLMESİ TEKNİKLERİ

9.1. Kişisel Verilerin Silinmesi ve Yok Edilmesi Teknikleri

Klinik ilgili kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kendi kararına istinaden veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine kişisel verileri silebilir veya yok edebilir. Klinik tarafından en çok kullanılan silme veya yok etme teknikleri aşağıda sıralanmaktadır:

(i) Fiziksel Olarak Yok Etme (Physical Destruction)

(ii) Yazılımdan Güvenli Olarak Silme (Secure Deletion Software)

(iii) Uzman Tarafından Güvenli Olarak Silme (Sending to a Specialist for Secure Deletion)

9.2. Kişisel Verileri Anonim Hale Getirme Teknikleri

Kişisel verilerin anonimleştirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesini ifade eder. Klinik, hukuka uygun olarak işlenen kişisel verilerin işlenmesini gerektiren sebepler ortadan kalktığında kişisel verileri anonimleştirebilmektedir. KVK Kanunu’nun 28. maddesine uygun olarak; anonim hale getirilmiş olan kişisel veriler araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenebilir. Bu tür işlemeler KVK Kanunu kapsamı dışında olup, kişisel veri sahibinin açık rızası aranmayacaktır. Anonim hale getirilerek işlenen kişisel veriler KVK Kanunu kapsamı dışında olacağından Politika’nın 10. Bölümünde düzenlenen haklar bu veriler için geçerli olmayacaktır. Klinik tarafından en çok kullanılan anonimleştirme teknikleri aşağıda sıralanmaktadır.

(i) Maskeleme (Masking)

(ii) Toplulaştırma (Aggregation)

(iii) Veri Türetme (Data Derivation)

(iv) Veri Karma (Data Shuffling, Permutation)

KİŞİSEL VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI; BU HAKLARIN KULLANILMASI VE DEĞERLENDİRİLMESİNDE YÖNTEM

Klinik, KVK Kanunu’nun 10. maddesine uygun olarak kişisel veri sahibinin haklarını kendisine bildirmekte, bu hakların nasıl kullanılacağı konusunda kişisel veri sahibine yol göstermektedir ve Klinik, kişisel veri sahiplerinin haklarının değerlendirilmesi ve kişisel veri sahiplerine gereken bilgilendirmenin yapılması için KVK Kanunu’nun 13. maddesine uygun olarak gerekli kanalları, iç işleyişi, idari ve teknik düzenlemeleri yürütmektedir.

10.1 VERİ SAHİBİNİN HAKLARI VE BU HAKLARINI KULLANMASI

10.1.1. Kişisel Veri Sahibinin Hakları

Kişisel veri sahipleri aşağıda yer alan haklara sahiptirler:

(1) Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,

(2) Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

(3) Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

(4) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

(5) Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

(6) KVK Kanunu ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

(7) İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

(8) Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

10.1.2. Kişisel Veri Sahibinin Haklarını İleri Süremeyeceği Haller

Kişisel veri sahipleri, KVK Kanunu’nun 28. maddesi gereğince aşağıdaki haller KVK Kanunu kapsamı dışında tutulduğundan, kişisel veri sahiplerinin bu konularda 10.1.1.’de sayılan haklarını ileri süremezler:

(1) Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi.

(2) Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi.

(3) Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi.

(4) Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.

KVK Kanunu’nun 28/2 maddesi gereğince; aşağıda sıralanan hallerde kişisel veri sahipleri zararın giderilmesini talep etme hakkı hariç, 10.1.1.’de sayılan diğer haklarını ileri süremezler: (1) Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması.

(2) Kişisel veri sahibi tarafından kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi.

(3) Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması.

(4) Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması.

10.1.3. Kişisel Veri Sahibinin Haklarını Kullanması

Kişisel Veri Sahipleri bu bölümün 10.1.1. Başlığı altında sıralanan haklarına ilişkin taleplerini kimliklerini tespit edecek bilgi ve belgelerle ve aşağıda belirtilen yöntemlerle veya Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun belirlediği diğer yöntemlerle Başvuru Formu’nu doldurup imzalayarak Klinik’e ücretsiz olarak iletebileceklerdir:

(1) https://cagrialtuntas.com adresinde bulunan formun doldurulduktan sonra ıslak imzalı bir nüshasının bizzat elden veya noter aracılığı ile Harbiye Mah. Vali Konağı Cad. 30/3 Şişli/İST. adresine iletilmesi

(2) https://cagrialtuntas.com adresinde bulunan formun doldurulup 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamındaki “güvenli elektronik imza”nızla imzalandıktan sonra güvenli elektronik imzalı formun [email protected] adresine kayıtlı elektronik posta ile gönderilmesi Kişisel veri sahipleri adına üçüncü kişilerin başvuru talebinde bulunabilmesi için veri sahibi tarafından başvuruda bulunacak kişi adına noter kanalıyla düzenlenmiş özel vekâletname bulunmalıdır.

10.1.4. Kişisel Veri Sahibinin KVK Kurulu’na Şikâyette Bulunma Hakkı

Kişisel veri sahibi KVK Kanunu’nun 14. maddesi gereğince başvurunun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde başvuruya cevap verilmemesi hâllerinde; Klinik’in cevabını öğrendiği tarihten itibaren otuz ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde KVK Kurulu’na şikâyette bulunabilir.

10.2 KLİNİĞİN BAŞVURULARA CEVAP VERMESİ

Topluluk Kliniklerinin kişisel veri işleme faaliyetleri ile ilgili başvuruların ilgili Topluluk Klinikine yapılması gerekmektedir. Klinik’e yalnızca Klinik’in KVK Kanunu kapsamında veri sorumlusu sayıldığı durumlarda başvuru yapılması gerekmektedir. Bu durum, Klinik’in doğrudan ilgili kişiden kişisel veri topladığı ya da ilgili Topluluk Kliniki ile Klinik arasındaki veri paylaşımının KVK Kanunu kapsamında veri sorumlusundan veri sorumlusun veri transferi sayıldığı durumlarda mevcut olabilmektedir. Bunlar dışında, ilgili Topluluk Klinikinin veri sorumlusu sayıldığı kişisel veri işleme faaliyetleri ile ilgili başvuruların Klinik’e değil, ilgili Topluluk Klinikine yapılması gerekmektedir.

10.2.1. Klinik’in Başvurulara Cevap Verme Usulü ve Süresi

Klinik, kişisel veri sahibinin talebinin niteliğine göre en geç otuz gün içinde ilgili talebi ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, KVK Kurulunca bir ücret öngörülmesi hâlinde, Klinik tarafından başvuru sahibinden KVK Kurulunca belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır.

10.2.2. Klinik’in Başvuruda Bulunan Kişisel Veri Sahibinden Talep Edebileceği Bilgiler

Klinik, başvuruda bulunan kişinin kişisel veri sahibi olup olmadığını tespit etmek adına ilgili kişiden bilgi talep edebilir. Klinik, kişisel veri sahibinin başvurusunda yer alan hususları netleştirmek adına, kişisel veri sahibine başvurusu ile ilgili soru yöneltebilir.

10.2.3. Klinik’in Kişisel Veri Sahibinin Başvurusunu Reddetme Hakkı

Klinik aşağıda yer alan hallerde başvuruda bulunan kişinin başvurusunu, gerekçesini açıklayarak reddedebilir:

(1) Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi.

(4) Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.

(5) Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması.

(6) Kişisel veri sahibi tarafından kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi.

(7) Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması.

(8) Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması.

(9) Kişisel veri sahibinin talebinin diğer kişilerin hak ve özgürlüklerini engelleme ihtimali olması

(10) Orantısız çaba gerektiren taleplerde bulunulmuş olması.

(11) Talep edilen bilginin kamuya açık bir bilgi olması.

BAŞVURU FORMU

6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda (“KVKK”) ilgili kişi olarak tanımlanan kişisel veri sahiplerine (Bundan sonra “Başvuru Sahibi” olarak anılacaktır), KVKK’nın 11’inci maddesinde kişisel verilerinin işlenmesine ilişkin birtakım taleplerde bulunma hakkı tanınmıştır.

Bu çerçevede “yazılı” olarak Dt. Çağrı ALTUNTAŞ (“Klinik”)’e yapılacak başvurular, işbu formun çıktısı alınarak;

1-) Başvuru Sahibi olarak şahsen başvuru ile

2-) Başvuru sahibinin bizzat kendiniz olduğunu ispatlayan belgelerle yazılı olarak tarafımıza iletilebilirsiniz.

Başvuru Sahibinin İletişim Bilgileri:

İsim:

Soy isim:

TC Kimlik Numarası:

E-posta:

Telefon Numarası:

Adres:

Lütfen Şirketimiz ile olan ilişkinizi belirtiniz. (Müşteri, iş ortağı, çalışan adayı, eski çalışan, üçüncü taraf firma çalışanı, hissedar gibi)

☐ Müşteri

☐ Ziyaretçi

☐ İş ortağı

☐ Eski Çalışanım, Çalıştığım Yıllar : ………………………

☐ İş Başvurusu / Özgeçmiş Paylaşımı Yaptım Tarih : ………………………………………………………………..

☐ Üçüncü Kişi Firma Çalışanıyım. (Lütfen çalıştığınız firma ve pozisyon bilgisini belirtiniz)

………………………………………………………………………………

☐ Diğer: ……………………………………………………..

Lütfen KVK Kanunu kapsamındaki talebinizi detaylı olarak belirtiniz:

…………………..…………….……………………………….……………………………….…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..…………….……………………………….……………………………….…………………………………………………………………………………………………

Lütfen başvurunuza vereceğimiz yanıtın tarafınıza bildirilme yöntemini seçiniz:

☐ Adresime gönderilmesini istiyorum.

☐ ……@………. uzantılı e-posta adresime gönderilmesini istiyorum. (E-posta yöntemini seçmeniz hâlinde size daha hızlı yanıt verebileceğiz.)

☐ Elden teslim almak istiyorum. (Vekâleten teslim alınması durumunda açıkça bu yetkiyi düzenleyen noter tasdikli vekâletname veya yetki belgesi olması gerekmektedir.)

İşbu başvuru formu, Şirketimiz ile olan ilişkinizi tespit ederek, varsa, Şirketimiz tarafından işlenen kişisel verilerinizi eksiksiz olarak belirleyerek, ilgili başvurunuza doğru ve kanuni süresinde cevap verilebilmesi için tanzim edilmiştir. Hukuka aykırı ve haksız bir şekilde veri paylaşımından kaynaklanabilecek hukuki risklerin bertaraf edilmesi ve özellikle kişisel verilerinizin güvenliğinin sağlanması amacıyla, kimlik ve yetki tespiti için Şirketimiz ek evrak ve malumat (Nüfus cüzdanı veya sürücü belgesi sureti vb.) talep etme hakkını saklı tutar. Form kapsamında iletmekte olduğunuz taleplerinize ilişkin bilgilerin doğru ve güncel olmaması ya da yetkisiz bir başvuru yapılması, iletişim bilgilerinin teyit edilmemesi halinde Şirketimiz söz konusu yanlış bilgi ya da yetkisiz başvuru kaynaklı taleplerden dolayı mesuliyet kabul etmemektedir.

Başvuru Tarihi:

Başvuru Sahibi (Kişisel Veri Sahibi) Adı Soyadı:

İmza:

PERSONAL DATA PROTECTION LAW

Disclosure Text

Patient Illumination

Harbiye Mahallesi Teşvikiye Caddesi No:17 Kat:5 Nişantaşı Şişli İstanbul

Contact us

+90 (541) 971 09 02

Links